Over Slimmerik
Wist je dat het starten van een eigen logopediepraktijk veel meer werk is dan alleen maar met kinderen of volwassenen met taal- of spraakproblemen aan de slag gaan? Ook de administratie vraagt heel wat tijd en aandacht. Dat weet ook Steven, een ingenieur uit Belaar. Zijn vrouw Tine, die zelfstandige logopediste is, liep al snel tegen deze uitdaging aan. Ze zochten samen online naar een geschikt programma, maar vonden niets dat aan hun wensen voldeed. Steven besloot daarom om zelf een programma te schrijven dat de administratie van logopedisten zou vereenvoudigen. Zo is Slimmerik geboren.
Patiënten
Al jouw patiëntenfiches in één applicatie, altijd binnen handbereik.
Patiëntenfiche
Houdt alle gegevens per patiënt overzichtelijk bij: contactgegevens, terugbetalingen, afspraken, notities.
Getuigschriften
Pas afspraakdetails aan en genereer getuigschriften. Stuur de getuigschriften rechtstreeks naar de matrixprinter.
Betaaloverzichten maken
Pas afspraakdetails en -tarieven aan en maak betaaloverzichten op.
Betaaloverzicht
Personaliseer het overzicht met jouw eigen praktijklogo.
Betaaloverzichten opvolgen
Volg betalingen op en stuur herinneringsmails.
Betaaloverzichten e-mail
Stuur betaaloverzichten door naar geselecteerde contactpersonen.
Afspraken e-mail
Informeer geselecteerde contacten van hun volgende afspraken, automatisch of op aanvraag.
De uitdaging van de administratie
Bij de start van de eigen logopdiepraktijk bleek al snel dat het bijhouden van de administratie niet zo makkelijk was. Er zijn veel verschillende zaken die moeten worden bijgehouden, zoals:
- Patiëntengegevens
- Afspraken
- Betalingen
- Getuigschriften
En dat is nog maar een greep uit de mogelijkheden. Al snel moest er veel tijd besteed worden aan het bijhouden van al deze gegevens. En dat kostte energie die liever in de praktijk en de patiënten gestoken werd.
Tips voor startende logopedisten
- Begin op tijd met het bijhouden van je administratie. Hoe eerder je begint, hoe minder werk je er later aan hebt.
- Zorg ervoor dat je alle belangrijke gegevens van je patiënten bijhoudt, zoals hun contactgegevens, medische voorgeschiedenis en behandelplan.
- Houd je afspraken bij in een agenda. Zo vergeet je geen afspraken en kun je ze gemakkelijk plannen.
- Maak regelmatig betaaloverzichten. Zo heb je inzicht in je inkomsten en uitgaven.
Samenwerken met een open agenda
Als logopedist heb je het druk. Je hebt te maken met een groot aantal patiënten, en je moet ervoor zorgen dat je afspraken goed gepland zijn.
In de zoektocht naar een bestaand programma, botsten we al snel op het feit dat het merendeel van de bestaande oplossingen werken met een eigen agenda. Om als zelfstandige je werk flexibel in te plannen, helpt het dat mensen uit je omgeving (partner, collega's, kinderen) zicht hebben op jouw agenda.
Een open en gedeelde agenda kan je helpen om efficiënter te plannen op de volgende manieren:
- Je hoeft minder tijd te besteden aan het bijhouden van je agenda. Als je agenda open is, kunnen je patiënten of collega's afspraken inplannen en wijzigingen doorvoeren.
- Je kunt samenwerken aan de planning van afspraken. Dit kan ervoor zorgen dat je afspraken efficiënter worden gepland.
- Je kunt de voortgang van de behandelingen beter opvolgen. Als je agenda gedeeld is, kunnen je patiënten of collega's zien welke afspraken je hebt gehad en welke afspraken er nog gepland staan.
Getuigschriften: een tijdrovende en foutgevoelige opdracht
Dit is een maandelijkse klus die veel tijd en aandacht vraagt. Het is belangrijk om de details van de goedkeuring correct over te brengen op het getuigschrift, en om de containers op te volgen. Bovendien zijn er beperkingen afhankelijk van de stoornis van de patiënt.
Een heel deel van deze opdracht bestaat uit het herhalend noteren van vaste gegevens:
- De naam en geboortedatum van de patiënt
- De naam van de zorgverzekeraar
- Het soort vergoeding
- De datum van de goedkeuring
- De details van de voorschrijver (arts)
- De duur van de vergoeding
- De vergoeding per sessie en het nomenclatuurnummer
Met een beperkt aantal patiënten (< 10) is het mogelijk om dit manueel te doen. Zodra jouw praktijk groeit en het aantal patiënten toeneemt, zal je vaststellen dat je hier maandelijks heel wat tijd aan spendeert. Een kettingprinter en geautomatiseerd systeem zijn dan aangewezen.
Naast het uitschrijven van de getuigschriften moet je ook het containerbeheer opvolgen. De container en bijhorende vergoedingen zijn afhankelijk van de stoornis van de patiënt. Voor sommige stoornissen zijn er beperkingen op de duur van de vergoeding.
Tips voor het uitschrijven van getuigschriften
- Gebruik een geautomatiseerd systeem om de gegevens automatisch over te nemen uit de patiëntendossiers, zodat je minder fouten maakt.
- Maak een template met alle gegevens die je nodig hebt, zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft te zoeken.
- Houd de containergegevens bij, zo weet je steeds hoeveel sessies er nog resten.
- Ken de beperkingen op de sessies en vergoedingen voor logopedie, afhankelijk van de stoornis van de patiënt.
Betaaloverzichten: stiptheid is belangrijk
Vaak niet de leukste taak van de zelfstandige logopedist.
Uit onze ervaring blijkt dat patiënten stipter betalen naarmate de logopedist zelf ook stipt de betaaloverzichten stuurt en opvolgt. Op die manier weet de patiënt immers veel beter waar hij/zij zich aan kan verwachten én wat er van hem/haar verwacht wordt!
Stuur de betaaloverzichten daarom altijd op tijd, liefst binnen 14 dagen na de sessie, of op een vast moment (bv maandelijks). Zo voorkom je dat patiënten vergeten te betalen.
Maak je graag gebruik van de derdebetaler regeling? Meer comfort voor jouw patiënt, en zekerheid van betaling voor jou. Je bent als logopedist dan verplicht om maandelijks een verzamelstaat aan de mutualiteiten te versturen. Deze verzamelstaat bevat de gegevens van alle patiënten die in de afgelopen maand logopedische zorg van je hebben ontvangen.
Maak het je patiënten zo eenvoudig mogelijk om te betalen. Zo krijg jij sneller en correcter het geld op je rekening.